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オフィス移転によってもたらされるメリットとは？オフィス移転の適切な時期、手続きについても解説します
2023年03月15日コラム
オフィスの移転はなかなか経験することが無いかもしれませんが、もしかしたら社内でオフィス移転担当に選出されるかもしれません。
そうでなくとも、何らかの形でオフィス移転に携わる機会がある可能性があります。
そういった時、いきなり担当になったとしても、何をしたらよいかわからないという方もいらっしゃるのではないかと思います。
こういったオフィス移転時には事前の計画が非常に重要です。
加えて、段取りもしっかり考えておかなければなりません。
段取りを間違えるとオフィス移転そのものがうまくいかないばかりか、業務に支障を与えることもあります。
そこで、今回はオフィス移転をする際のメリット、手順、注意事項について解説します。
この記事を読むことでオフィス移転を行うメリット、移転の手順、移転を行う際の注意事項を知ることができます。
オフィス移転で得られるメリット
オフィス移転をすることで得られるメリットには以下のような点があります。
・費用削減
・広いオフィス空間の確保
・従業員のモチベーションアップ
・業務効率の向上
・顧客満足度の向上
・新しいビジネスチャンスの創出
もちろん、賃料といった経費削減、業務拡大により手狭となったオフィスをより広いオフィスに乗り換えたいといった点が最も大きな要因とはなりますが、その他の効果としてオフィスの場所が変わることにより、心機一転頑張ろうというやる気が湧き、モチベーションアップにつながります。
お客様のオフィスに近い場所に移転すれば、顧客満足度の向上にもつながりますし、お客様のオフィスに訪問する際の移動経費の削減にもつながります。
また、移転先のオフィスに近い場所で新規顧客を発掘することができるようになるかもしれません。
これは新しいビジネスチャンスが訪れたと言えるのではないでしょうか。
このようにオフィス移転には様々なメリットがあります。
オフィス移転に適したタイミングとは
オフィス移転に適したタイミングは、会社の繁忙期を避けることが重要です。
年度末、年初はもちろんのこと、企業にとって繁忙期となる時期は避けるべきです。
いざというときに業務を遂行することができず、トラブルに発展してしまうからです。
加えて、引っ越し業者が繁忙期になる時期（3月、9月）も避けるべきです。
なぜなら、引っ越し費用が高くなるためです。
通常時の1.5～2倍ほど費用が違ってくると言われています。
逆に、決算前に移転することによって節税効果を得られることもできます。
つまり、移転費用を経常費用にして損金算入することで、所得から損金分を控除することができるのです。
このように、引っ越し時期を勘案した上で、いつから準備を始めるのか計画を立てていくことが重要となります。
オフィス移転時に必要な作業や手続き
オフィスを移転する際には様々な作業や手続きが必要となります。
実際に行う作業は以下の通りとなります。
・物件探しと計画策定
・新しいオフィスの物件契約と移転先オフィスのインフラ状況確認
・引っ越し業者の選定
・インフラ、ネットワーク環境等の整備
・電気・水道・ガスなどの移転手続き
・郵便物・転送先の変更手続き
・備品、什器の搬入、設置
物件探しと計画策定
まず、新しい物件探しから始まります。先程述べた通り、メリットが得られる場所の物件探しをしましょう。
それと並行して、移転計画の策定も必要となります。
この計画の粒度によって移転が成功するか否かが決まってきます。
一概には言えませんが、引っ越し実施日の半年前にはこうした計画を立てておくことが必要です。
物件契約と移転先オフィスのインフラ状況確認
物件が見つかったら、不動産業者との契約締結を行います。
同時に、移転先オフィスのインフラ状況に応じて、どのような設備を整えなければならないのか、こちらについても詳細化が必要です。
場合によっては電話の引き込み、インターネット環境の整備、パーティション工事などが必要になる場合もあるでしょう。
このような場合は、早めに業者からの見積もり、工事開始が必要となります。
引っ越し業者の選定、移転先オフィスのインフラ整備
その後、引っ越し業者の選定を行います。
複数業者から見積もりを取得するようにしましょう。
引っ越し業者を選定した後、当初作成した計画を元に、さらに詳細化をする必要があります。
引っ越し業者との綿密な打ち合わせが重要です。
計画時に判明した各種工事の進捗状況について把握する必要もあります。
電気・水道・ガス、郵便物・転送先の各種変更手続き
ここまで進んだ上で、電気、水道、ガスなど基本的なインフラに関する移転手続きを行います。
既存オフィスの契約解除、移転先オフィスへの新規契約が含まれます。
このタイミングを見誤ると、業務が停止してしまいかねないため、スケジュールには十分な注意が必要です。
郵便物、移転先の各種手続きはこのタイミングで実施します。
郵便物が適切に配送されるために少し早めに転送手続きを行っておく必要があります。
備品、什器の搬入、設置
実際に引っ越しを行う前にはリハーサルを数回程度行うようにしましょう。
リハーサルによって得られた課題、問題点について見直しを行い、引っ越し当日のタイムテーブルに落とし込みを行います。
総じて、オフィス移転は移転計画をいかに緻密に作成するのか、進捗状況の常時確認、早めの対応が重要になってきます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
オフィス移転によってもたらされるメリット、移転に適した時期、移転に際し必要な手続きについておわかりいただけたかと思います。
メリットに関して言えば、コスト削減のみならず、社員のモチベーションアップ、顧客満足度の向上、新規ビジネスチャンスの可能性など様々あります。
引っ越し時期は繁忙期、年度末、年初は避けるべきです。なるべく業務上余裕のある時期に行うようにしましょう。
オフィス移転を考える上では、事前の計画作成が非常に重要で、スケジュールも緻密に立てる必要があります。
もちろん関係者、業者との緊密な連携を欠かすことはできません。
このような事前準備を十分に行えば、移転当日に慌ててしまうことが無くなります。
万一問題が発生した場合でも、事前の計画にリスクとしてリストアップをしておけば十分対応が可能です。
移転に関しては細かな手続きが必要な場合が多く、順番もある程度決まっているため、そういった点も計画に盛り込んでおくべきでしょう。
実際には、郵便物配送先変更、電気、ガス、水道といったインフラ関連に関わる変更、契約関連など様々な手続きが発生します。
こうした点を踏まえ、問題無くスムーズにオフィス移転が完了するように一つひとつ丁寧に対応していくことが求められます。
