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オフィスのデスク整理は非常に重要！上手に整理するコツとは？
2023年03月31日コラム
仕事をしていると、気がつかないうちについつい自分のデスク周りが散らかっているといったことはないでしょうか。
面倒だし、あとでいいかと整理を後回しにするとデスク周りがさらに散らかってしまい、収拾がつかなくなってしまうなんてことも起こりえます。
いざというとき、必要な資料が見当たらなくなったという経験をされた方も多いと思います。
日頃からデスク周りを整理しておくことは非常に重要なことなのです。
日常から整理整頓を行う、同じ種類の資料はバインダーにまとめる、不要な物はデスク上に置かない、こういった小さなことが後々手間をかけなくて済むコツとなります。
本記事ではデスク周りの整理の重要性、デスクの整理整頓のコツについて詳細に解説します。
この記事を読むことで、デスク周りがなぜ整理されずに散らかってしまうのか、その原因と具体的なデスク周りの整理の方法について知ることができます。
デスク整理はなぜ必要なのか
そもそも、なぜデスク整理が必要なのでしょうか。
自分のデスクなのでどこに何があるのか自分で把握さえしておけばよいようにも思えます。
しかし、デスク整理をしていないことによって以下のような問題を引き起こしてしまいます。
・いざというとき本当に必要な資料の場所がわからなくなる
・必要な物を探すために時間と労力を要する
・煩雑としたデスクで作業をすることにより精神的にマイナスに作用する
・病気、怪我などで急な休みが必要になった際にうまく引継ぎができない
・不衛生なイメージを与え印象が悪くなる
このように、デスクが整理されていないだけで多くの問題を抱えることになってしまうのです。
そのため、デスク周りの整理整頓は非常に重要なこととなります。
デスクが散らかってしまう原因
それでは、なぜデスクは散らかってしまうのでしょうか。根本的な原因について解説します。
・整理をするという習慣が身についていない
・必要な物と不要な物の区別がついていない
・デスクは自分だけのスペースだという思い込みがある
・忙しくて整理を疎かにしてしまう
整理をするという習慣が身についていない人は、自分に整理整頓する習慣が無いことを自覚する必要があります。
もっと言えば、会社という公共の場で働いているという点も自覚しなければなりません。
ついうっかり忙しすぎるために整理が追いつかない人は、敢えて仕事をする時間以外に整理する時間を設けることも必要です。
あとで必要になるだろうと思っていても8割はその後も使用することがないという言葉が示す通り、何となく必要だと思うからという理由で資料を置きっぱなしにしてしまう人もいます。
こういった人は、本当に必要な物とそうで無い物の区別がついていないと言えます。
デスクが散らかってしまう根本原因は自分にあるのだという自覚を常に持ち、定期的にデスク周りを見回してみるという心のゆとりを持つことも重要です。
デスク整理のメリット
デスク整理をすることで、以下のようなメリットを享受することができます。
・作業効率がアップする
・必要な物をすぐに取り出せるため時間の節約になる
・整理整頓することで心理的なリラックスにつながる
・周囲からの印象が良くなる
・ビジネスマンとしての意識の向上につながる
オフィスのデスク整理は効率的な作業につながるというメリットがあります。
さらに、すっきりとした気持ちになりストレスの軽減にもつながります。
書類の整理や物の配置を工夫することで、デスク周りをスッキリとさせ仕事の効率を上げましょう。
デスク整理のコツ
ここまで、デスクが散らかってしまう原因とデスク整理によって得られるメリットについて解説しました。
それでは、デスク整理をするためにはどのようなコツが必要なのでしょうか。
ここからは、デスク整理を行う上でのコツについて解説します。
デスク周りの整理をする上でのコツの一例として以下の点を挙げることができます。
・書類は内容ごとに分類し、分類した書類はクリアフォルダやキャビネットに収納する
・デスク上には、その日使う資料や普段使う物だけを置く
・引き出しの1段目には、よく使う文具や書類、2段目以降には必要に応じた物を収納する
・長期間保存が必要な書類は最下段の引き出しに収納し定期的に見直す
・ゴミ箱を必ず設置する
書類を分類した際には、クリアフォルダ、バインダーにまとめておくことをおすすめします。
さらに付箋などを貼り、何についての書類か一目見ただけでわかるようにしておくことで作業効率は相当上がります。
デスク上には必要最低限の物だけを置き、不要な物はデスクの引き出しにしまうか、廃棄するようにしましょう。
帰宅する前にデスクの片づけを行うことも重要です。
その日使用した書類、明日以降使用する予定の資料を事前に準備しておくだけでも心にゆとりができますし、何より仕事のタスク管理ができるようになります。
引き出しの使い方も重要です。
頻繁に使用する物は一番上の引き出しに入れ、それほど使用しない書類は下段に収納します。
下段にしまった物は定期的に見直しを行い、不要となった物は廃棄処分することも習慣づけるようにしましょう。
自分のデスクの近くにごみ箱を置くことも整理整頓を行う上でのコツの一つとなります。
何より、ごみをすぐに捨てるようになるので周囲から清潔感に溢れている人という印象を持ってもらうことができます。
ほんの一例ではありますが、整理整頓をするための手段はまだまだたくさんあります。
自分にとってやりやすい方法を見つけ出し、実践していくことが重要です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
デスク周りを綺麗に整理整頓することで、仕事の能率が上がるだけでなく心身ともにリフレッシュできることがわかりました。
デスクの周りを整理整頓していない場合、デスクが散らかっているという自覚に欠ける場合がほとんどです。
自分で気がつかなくても、周りの人は案外自分の普段の行動を見ていたりするものです。
そのような気持ちを常に心に留め、緊張感を持つようにしましょう。
整理整頓をするためには、クリアフォルダを活用し、不要な物は極力早く処分してしまう方がよいでしょう。
当面使わない物に関しては、机の引き出しにしまうかキャビネットを活用するようにしましょう。
机にしまう際にも引き出しの使い方を工夫し、すぐに取り出すべき物、それほど取り出す必要が無い物を区分しておくことが重要です。
また、自分の近くにごみ箱を置くことで、不要な物をすぐに捨てるという良い習慣が身につくようになります。
このように、工夫次第で整理整頓はいくらでも行うことができます。
快適で能率よく仕事をするためにも、オフィスの整理整頓には日頃から気をつけるようにしたいものです。
